Är nuläget ert drömläge?

Har din organisation den kompetens du tror att den har? I större organisationer där personal och chefer bytts ut är det inte självklart att det finns tillräcklig insikt i organisationens kompetensnivå. Är inte kompetensen ordentligt inventerad är det möjligt att det finns individer som jobbar både över och under sin förmåga vilket är missgynnande för såväl organisationen som medarbetaren.

Mindre organisationer med ett nära ledarskap har goda förutsättningar för att förstå sina medarbetares förmågor men glömmer ofta att fastställa och förankra en målbild och plan för vilken kompetensnivå de ser som önskvärd på både kort och lång sikt.

Kanske är också din organisation sårbar genom att det finns individer som besitter nyckelkompetenser som är avgörande för din organisations framgång utan att ni vet om det, vad händer om de slutar?

Det här tankelabbet riktar sig till er som kan identifiera er i ovan. Alexander är en av våra medarbetare som är involverad i att hjälpa våra kunder att identifiera kompetensmässiga svagheter, styrkor, hot och möjligheter. Han svarar på några av de vanligaste frågorna vi får i ämnet.

Vad är en kompetenskartläggning?

Kort sammanfattat är det en total genomlysning av kompetenser för samtliga befattningar i en hel eller avgränsad del av en organisation. Tillsammans med chefer och medarbetare skapar man en kompetensmatris för vilka hårda och mjuka värden som ska ingå i en roll. Vi brukar dela in den i tre steg:

• Behovsanalys – vi gör en kartläggning av samtliga framgångsfaktorer och krav för rollerna och det önskade läget.

• Kartläggning – I det här steget testar vi organisationen mot verkligheten. Här arbetar vi med självskattning och vill kunden fördjupa förståelsen ytterligare bygger vi på detta med teoretiska och praktiska tester. Då säkerställer vi att medarbetare håller den nivå den påstår att de har.

• GAP och SWOT analys – När testerna är klara har vi identifierat styrkor, svagheter, hot och möjligheter utifrån befattningarna. Här är det viktigt att tänka långsiktigt och inte glömma bort framtida behov.

Det fullständiga resultatet ger alltså en tydlig bild av organisationens nuläge kontra det önskade läget. Utefter det sätter vi upp strategier och mål som eliminerar hot och förebygger potentiella kompetensbrister.

Varför använder vi den här metoden?

– Det finns en uppsjö av verktyg och metoder för att genomföra kompetenskartläggningar. Vi tycker att vår metodik fungerar väl eftersom den går att anpassa efter organisationen samtidigt som vi enkelt kan kategorisera kompetenser vilket skapar en tydlig överblick. Resultatet blir dessutom väldigt konkret för oss och våra kunder eftersom den direkt påvisar vilka åtgärder som ska vidtas för att nå den önskade kompetensnivån.

När ska man ta extern hjälp?

– Jag tycker att en organisation ska göra en kompetenskartläggning så snart upplevelsen är det saknas insikt i vilka kompetenser eller den kompetensnivå som finns bland medarbetarna, alternativt när en tydlig målbild saknas vid exempelvis organisationsförändringar.

-Ofta tror jag bolag hamnar i att man upptäcker plötsliga kompetensluckor och direkt tar action genom att rekrytera in ny kompetens vilket säkert kan vara rätt väg att gå i vissa fall. Men ibland kanske det räcker med en mindre utbildningsinsats. Då visar ni att ni uppskattar och vågar investera i personalen vilket stärker medarbetarskapet samtidigt som det är mindre kostsamt.

– Inget säger att du måste ta extern hjälp. Det går att göra på egen hand men det kan vara komplicerat och omfattande, speciellt om analysen ska göras på en stor grupp medarbetare. Genom en extern konsult färgas inte heller analysen av subjektivitet och du slipper gå i fallgroparna. 

Vilka är fallgroparna? 

– Ofta är den är typen av analyser ganska omfattande projekt. Det finns en risk att de inte blir noggrant genomförda om tiden för projektet underskattas eller om den görs med vänsterhanden när det dagliga arbetet behöver prioriteras.

– Om en organisation gör det själva är det också lätt att tappa medarbetarperspektivet. Det är viktigt att det inte bara är chefer som ger sin input kring kompetenser. Chefer har ofta bra insikt i hårda värden medan medarbetare som arbetar närmare varandra har en god insikt i, och känsla för, vilka mjuka värden som skapar framgång.

Vad är viktigt att kunden tänker på efter genomförandet? 

– När man gjort en kompetenskartläggning och har resultatet tydligt för sig är det viktigt att inte se arbetet som avslutat. Det är då det riktiga arbetet börjar för organisationen, ni behöver komma överens om vilka målsättningar ni ska ha, hur ni ska ta er dit och sätta upp en tydlig tidplan.

– Arbetet efter är ofta tyngre än själva kartläggningen varför det kan vara en god idé att ta hjälp med externa aktörer med expertis inom kompetensförsörjning som kan hjälpa er med de gap ni upptäckt. Genom att agera med informationen ni fått fram som stöd ger ni er själva de bästa förutsättningarna för att skapa en framgångsrik organisation.

Vad är stimulerande för dig när du genomför en kompetenskartläggning?

Det som är en utmaning men också roligt med den här typen av arbete är att samla in data, analysera informationen, dra slutsatser och sedan paketera och presentera detta för kunden. När vi gör det väcks ofta många frågetecken och ofta slås kunden över att bilden de hade av kompetensnivån inte alltid stämmer överens med verkligheten.

Hur tycker du man ska tillväga? 

Låt en ledningsgrupp eller arbetsgrupp få tid till att gå igenom nuläget tillsammans med en extern part för att undersöka om det är värt att göra den här typen av investering. Visst kan det vara stimulerande att bara få konstatera nuläget och bekräfta det ni initialt trodde men det är inte då du skapar värde för organisationen.

Jag råder till att ta hjälp av en extern aktör för att ro den här typen av projekt i land, då säkerställer ni att det blir ordentligt genomfört. Ibland leder också den här typen av analyser till meningsskiljaktigheter och då kan det vara en god idé att ha en oberoende och objektiv part som kan reda ut och finna konsensus i diskussionerna.

Går du i tankar kring att inventera dina kompetenser? Hör av dig till Martin Goldkuhl (070-611 24 50) eller Alexander Wallnäs, (072-600 64 48) de träffar er gärna för en kostnadsfri konsultation!